Quando demitir um funcionário: o guia que o gestor precisa

Antes de decidir demitir, o gestor precisa responder honestamente a outra pergunta: o problema é da pessoa ou é do sistema?

Funcionário com baixo desempenho pode ser efeito de gerente que não dá feedback, processo mal definido, treinamento que nunca aconteceu, ferramenta inadequada, conflito de papel. Demitir nesses casos resolve o sintoma e mantém o problema — o próximo contratado vai produzir o mesmo resultado.

Quando o problema é do sistema: ajustar o sistema. Quando o problema é da pessoa (após sistema ajustado): aí sim a demissão vira a decisão correta.

1. Padrão repetido após feedback formal. O funcionário foi alertado, recebeu plano de melhoria, teve tempo para mudar — e o padrão continua igual.
2. Impacto negativo na equipe. O comportamento da pessoa está derrubando a moral, gerando conflito recorrente ou afastando outros bons profissionais.
3. Quebra de confiança não reparável. Roubo, fraude, mentira deliberada, ato lesivo à empresa. Isso é justa causa direta — não negocia.
4. Inadequação técnica que treinamento não resolve. A pessoa simplesmente não tem capacidade para a função e mais treino não vai mudar isso.
5. Mudança estrutural da empresa. A função deixou de existir, a área foi reorganizada, a empresa pivotou — não é demérito do funcionário, é mudança de contexto.

Antes de tomar a decisão e definitivamente antes de comunicar, três etapas blindam a empresa contra ação posterior:

1. Feedback formal documentado. Não basta "eu falei". Precisa ter registro escrito (e-mail, plano de desenvolvimento individual) com data, problema apontado, expectativa, prazo.
2. Plano de melhoria com prazo. 30 a 90 dias é o padrão. Define metas mensuráveis e o gestor acompanha. Documenta evolução ou estagnação.
3. Advertências formais quando aplicável. Para falta disciplinar, tem que haver gradação: verbal → escrita → suspensão → demissão. Pular etapas tira força jurídica.

Sem isso, a demissão pode ser revertida em ação trabalhista por "motivo ilícito" (mesmo sem precisar de justa causa). Em vez de pagar dispensa imotivada, a empresa paga indenização adicional, danos morais e custas.

• Toxicidade na equipe. Bons profissionais saem porque o gestor "não toma decisão".
• Queda de produtividade. O baixo desempenho de um vira referência implícita para os outros.
• Custo financeiro acumulado. Salário pago × meses de adiamento + custo de retrabalho + custo de erro do funcionário em questão.
• Risco de SST. Funcionário desengajado em função operacional aumenta a chance de acidente — e a responsabilidade da empresa não diminui por ele estar "de saída".
• Drenagem de tempo do gestor. Cada conversa, cada feedback, cada situação extraordinária consome tempo de liderança que deveria estar no resultado.

Erro recorrente: empresa demite por desempenho fraco e tenta enquadrar como justa causa para evitar pagar verbas. Não funciona. Baixo desempenho não está nas hipóteses do art. 482 da CLT.

A dispensa por baixo desempenho é dispensa imotivada — paga aviso prévio, multa de FGTS, libera seguro-desemprego. Tentar fugir disso vira ação trabalhista certeira.

Justa causa só vale para faltas graves específicas: desídia (não confundir com baixo desempenho), abandono de emprego, indisciplina, embriaguez habitual, ato lesivo à empresa. E mesmo nessas, exige documentação robusta.

1. Conversa preparada — direta, curta, em local privado, sem terceiros desnecessários.
2. Carta de comunicação pronta com tipo de aviso, data de saída e resumo de verbas.
3. Devolução de bens organizada (crachá, notebook, EPI, uniforme).
4. Acesso a sistemas a ser revogado imediatamente após a comunicação (segurança da informação).
5. Exame demissional agendado para até 10 dias antes ou na data da rescisão.
6. Comunicação ao financeiro para pagamento de verbas em até 10 dias corridos.
7. Comunicação ao DP/eSocial para envio do S-2299 dentro do prazo.
8. Plano de comunicação com a equipe — quem soube primeiro, o que vai ser dito, quem assume as funções no curto prazo.